Privacy policy for the ITsPeople employer branding and recruitment
Date of publication: 07-06-2024
We at ITsPeople manage our employer branding and recruitment process through our career site (the “Career Site”), and by using a related applicant tracking system.
In this privacy policy, we explain how we process your personal data if:
- You visit our Career Site (you being a “Visitor”)
- You connect with us via our Career Site, to create a profile with us and receive information about current or future vacancies with us (you being a “Connecting Candidate”)
- You apply for a position with us, via our Career Site or a third party service (you being an ”Applying Candidate”)
- We collect information about you from other parties, sites and services, since we believe your profile is of interest for our current or future vacancies (you being a “Sourced Candidate”)
- We receive information about you from our employees or partners, since they believe your profile is of interest for our current or future vacancies (you being a “Referred Candidate”)
- We receive information about you from a Candidate, who lists you as their reference (you being a “Reference”).
This privacy policy also describes what rights you have when we process your personal data, and how you can exercise these rights.
When we use the term “Candidate” in this privacy policy, we are referring to each of Connecting Candidates; Applying Candidates; Sourced Candidates; and Referred Candidates, unless it’s stated otherwise.
1. About processing of personal data
Personal data is all information that can be directly or indirectly linked to a living, physical person. Examples of personal data are: name, e-mail address, telephone number and IP address. Processing of personal data is any automated use of personal data - such as collecting, creating, analyzing, sharing, and deleting personal data.
There are laws and regulations on how companies may process personal data, so-called data protection laws. Different data protection laws apply to different types of use of personal data, and in different parts of the world. An example of a data protection law that is relevant for our use of your personal data, as described in this privacy policy, is the EU Data Protection Regulation (2016/679, “GDPR”).
Most obligations under the GDPR apply to the so-called data controller. A data controller is the entity that decides for which purposes personal data will be processed, and how the processing will be executed. The data controller can use a so-called data processor. A data processor is an entity that is only allowed to process personal data as instructed by the data controller, and may not use the personal data for its own purposes.
We are the data controller when we process your personal data as described in this Privacy policy.
2. What personal data do we process?
All individuals
-
Device information - If you visit our Career Site, we will collect information about your device, such as IP address, browser type and version, session behaviour, traffic source, screen resolution, preferred language, geographic location, operating system and device settings/usage.
-
Technical and statistical data - If you visit our Career Site, we will collect technical and statistical data about your use of the site, such as information about which URLs you visit, and your activity on the site.
-
Communications data - We will collect and store your communication with us, including the information you provided in the communication. This may include the content of emails, video recordings, messages on social media, the information you add to your account with us, surveys, etc.
-
Contact details - Such as your name, email address, telephone number and physical address.
Candidates
-
Data from interviews, assessments and other information from the recruitment process - Such as notes from interviews with you, assessments and tests made, salary requirements.
-
Information in your application - Such as your CV, cover letter, work samples, references, letters of recommendation and education.
-
Information in your public profile - Meaning the information we collect about you from public sources related to your professional experience, such as LinkedIn or the website of your current employer.
-
Information provided by references - Meaning the information we receive from our employees or partners who refer you to us, or by the persons you have listed as your references.
3. Where do we receive your personal data from?
All individuals
-
From the Career Site. If you visit our Career Site, we collect technical and statistical information about how you use the Career Site, and information from your device.
-
Directly from you. Most of the information we process about you, we receive directly from you, for example when you apply for a position with us or connect with us. You can always choose not to provide us with certain information. However, some personal data is necessary in order for us to process your application or provide you the information you request to get from us.
References
-
From the person for whom you are a reference. If a Candidate lists you as their reference, we will collect your contact details from the candidate to be able to contact you.
Candidates
-
From public sources. We may collect personal data about you from public sources, such as LinkedIn or the website of your current employer.
-
From our references. We may receive information about you from our employees or partners (such as recruitment service providers), when they believe your profile is of interest for our current or future vacancies.
-
From your references. If you provide us with references, we may collect information about you from them.
-
Data we create ourselves or in cooperation with you. Information about your application and profile is usually created by us, or by us in cooperation with you, during the recruitment process. This may for example include notes from interviews with you, assessments and tests made.
4. For what purposes do we process your personal data?
Protect and enforce our rights, interests and the interests of others, for example in connection with legal claims.
Affected individuals: The individual(s) affected by the legal issue - this may include persons from all categories of individuals listed above.
Categories of personal data used: All the categories of personal data listed above can be used for this purpose.
Share your personal data with other recipients, for the purposes mentioned in Section 5 below.
Affected individuals: Varies depending on the purpose of the sharing, see Section 5 below.
Categories of personal data used: All the categories of personal data listed above may be used for this purpose.
Collect information about your use of the Career Site, using cookies and other tracking technologies, as described in our Cookie Policy.
Affected individuals: Visitors.
Categories of personal data used: Device information.
Maintain, develop, test, and otherwise ensure the security of the Career Site.
Affected individuals: Visitors.
Categories of personal data used: Device information; Technical and statistical data.
Analyse how the Career Site and its content is being used and is performing, to get statistics and to improve operational performance.
Affected individuals: Visitors.
Categories of personal data used: Device information; Technical and statistical data.
Provide you with updates about vacancies with us.
Affected individuals: Connecting Candidates.
Categories of personal data used: Contact details; Communications data.
Review profiles and applications sent to us. This also includes communicating with you about your application and profile.
Affected individuals: Connecting Candidates; Applying Candidates.
Categories of personal data used: All the categories of personal data listed above may be used for this purpose.
Collect and evaluate your professional profile on our own initiative. This also includes communicating with you regarding your profile.
Affected individuals: Sourced Candidates; Referred Candidates.
Categories of personal data used: All the categories of personal data listed above may be used for this purpose.
Contact you directly about specific, future vacancies with us.
Affected individuals: Candidates.
Categories of personal data used: All the categories of personal data listed above may be used for this purpose.
Record the interview(s) with you.
Affected individuals: Candidates.
Categories of personal data used: Communications data.
Contact you to ask for your participation in surveys
Affected individuals: Candidates. </p
Categories of personal data used: All the categories of personal data listed above may be used for this purpose.
Contact you to ask you to provide information about a Candidate, and evaluate the information you provide.
Affected individuals: References.
Categories of personal data used: Contact details; Communications data.
5. Whom do we share your personal data with?
Our service providers. We share your personal data with our suppliers who provide services and functionality in our employer branding- and recruitment process. For example, this includes recruitment service providers and the supplier of our Career Site and related applicant tracking system.
Our group companies. We share your personal data with our group companies, when they provide us services and functionality to our employer branding- and recruitment process, such as access to particular systems and software.
Companies providing cookies on the Career Site. If you consent to it, cookies are set by other companies than us, who will use the data collected by these cookies in accordance with their own privacy policy. You can find information about which cookies this applies to in our Cookie Policy.
To authorities and other public actors - when we are ordered to do so. We will share your personal data with authorities and other public actors when we have a legal obligation to do so.
To parties involved in legal proceedings. If needed to protect or defend our rights, we share your personal data with public authorities or with other parties involved in a potential or existing legal proceeding. This can for example be in case of discrimination claims.
Mergers and acquisitions etc. In connection with a potential merger, sale of company assets, financing, or acquisition of all or part of our business to another company, we may share your personal data to other parties involved in the process.
6. On what legal bases do we process your personal data?
To be able to process your personal data, we need to have a so-called legal basis. A legal basis is a reason for processing the personal data that is justified under the GDPR.
When we process your personal data for the purposes described in this Privacy Policy, the legal basis we rely on is normally that the processing is necessary for our legitimate interest in being able to recruit talent with the relevant competence for us. We have concluded that we have a legitimate interest in being able to perform the personal data processing for this purpose; that the processing is necessary to achieve that purpose; and that our interest outweighs your right not to have your data processed for this purpose.
You can contact us for more information about how this assessment was made. See Section 9 and 10 below for our contact information.
There may be specific circumstances when the processing is only performed if and when you provide your consent to the processing. This is for example the case if we propose to record an interview with you. Please see Section 9 below for more information about your right to withdraw your consent.
7. When do we transfer your personal data outside of the EU/EEA, and how do we protect it then?
We always strive to process your personal data within the EU/EEA area.
However, some of our service providers process your personal data outside of the EU/EEA. We also use suppliers whose parent company, or whose subcontractor’s parent company, is based outside the EU/EEA. In these cases, we have taken into account the risk that the personal data may be disclosed to countries outside the EU/EEA, for example because of an authority request.
In cases where another recipient of your personal data (as described in Section 5 above) is based outside the EU/EEA, this will also mean that your personal data is transferred outside the EU/EEA.
When we, or one of our suppliers, transfer your personal data outside the EU/EEA, we will ensure that a safeguard recognized by the GDPR is used to enable the transfer. We use the following safeguards:
When your personal data is transferred outside the EU/EEA, we also implement appropriate technical and organizational safeguards, to protect the personal data in case of a disclosure. Exactly which protective measures we implement depends on what is technically feasible, and sufficiently effective, for the particular transfer.
If you want more information about the cases in which your personal data is transferred outside the EU/EEA you can contact us using the contact details in Section 9 and 10 below.
8. For how long do we keep your personal data?
All individuals
If we process your personal data for the purpose of being able to protect and enforce our rights, we will keep your personal data until the relevant legal issue has been fully and finally resolved.
Visitors
We keep your personal data for one (1) year for security purposes. The retention periods for cookies are set out in our Cookie Policy. We keep your personal data to analyse the performance of the Career Site for as long as we keep personal data about you for other purposes.
Candidates
If you are a Connecting Candidate (only), we keep your personal data for as long as you remain connected with us.
For other types of Candidates, we keep your personal data to decide if you are a suitable candidate for the relevant vacancy(ies) with us.
If you don’t succeed in the initial recruitment process, we keep your personal data for as long as needed to consider, and potentially contact you, for relevant future job openings.
If you are hired, we will keep your personal data during your employment, for other purposes than those stated above, which you will be informed of.
References
We keep your personal data for as long as we keep the personal data of the Candidate for whom you acted as a reference.
9. What rights do you have, and how can you exercise them?
In this section, you will find information about the rights you have when we process your personal data. As described below, some of the rights only come into play when we process your personal data under a particular legal basis.
If you want to exercise any of the rights listed here, we suggest that you:
- Visit the Data & Privacy page on our Career Site, where we offer features to let you exercise your rights;
-
Log in to your account with us, where you can use the settings in the account to exercise your rights; or
- Contact us directly at melissa.crijns@itspeople.nl.
Right to be informed
You have the right to be informed about how we process your personal data. You also have the right to be informed if we plan to process your personal data for any purpose other than that for which it was originally collected.
We provide you with such information through this privacy policy, through updates on our Career Site (see also Section 11 below), and by answering any questions you may have for us.
Right to access your personal data.
You have the right to know if we process personal data about you, and to receive a copy of the data we process about you. In connection with receiving the copy of your data, you will also receive information about how we process your personal data.
Right to access and to request a transfer of your personal data to another recipient (“data portability”).
You can request a copy of the personal data relating to you that we process for the performance of a contract with you, or based on your consent, in a structured, commonly used, machine-readable format. This will allow you to use this data somewhere else, for example to transfer it to another recipient. If technically feasible, you also have the right to request that we transfer your data directly to another recipient.
Right to have your personal data deleted (“right to be forgotten”).
In some cases, you have the right to have us delete personal data about you. This is for example the case if it’s no longer necessary for us to process the data for the purpose for which we collected it; if you withdraw your consent; if you have objected to the processing and there are no legitimate, overriding justifications for the processing. (For the separate right to object, see below.)
Right to object against our processing of your personal data.
You have the right to object to processing of your personal data which is based on our legitimate interest, by referencing your personal circumstances.
Right to restrict processing.
If you believe that the personal data we process about you is inaccurate, that our processing is unlawful, or that we don’t need the information for a specific purpose, you have the right to request that we restrict the processing of such personal data. If you object to our processing, as described just above, you can also request us to restrict processing of that personal data while we make our assessment of your request.
When our processing of your personal data is restricted, we will (with the exception of storage) only process the data with your consent or for the establishment, exercise or defence of legal claims, to protect the rights of another natural or legal person, or for reasons relating to an important public interest.
Right to rectification.
You have the right to request that we rectify inaccurate information, and that we complete information about you that you consider incomplete.
Right to withdraw your consent.
When we process your personal data based on your consent, you have the right to withdraw that consent at any time. If you do so, we will stop processing your data for the purposes you’ve withdrawn your consent for. However, it doesn’t affect the lawfulness of processing that was based on your consent before it was withdrawn.
Right to raise a complaint.
If you have complaints about our processing of your personal data, you can raise a complaint with the data protection authority in Netherlands. You can find their contact details here.
You can also lodge a complaint with your national data protection authority, which you can find listed here if you are based in the EU. If you are based in the UK, you can lodge a complaint with the Information Commissioner’s Office, here.
10. Where can you turn with comments or questions?
If you want to get in touch with us to exercise your rights, or if you have any questions, comments or concerns about how we handle your personal data, you can reach us by sending an email to melissa.crijns@itspeople.nl.
11. Updates to this Privacy policy
We update this privacy policy when necessary - for example, because we start processing your personal data in a new way, because we want to make the information even clearer to you, or if it’s necessary to do so in order to comply with applicable data protection laws.
We encourage you to regularly check this page for any changes. You can always check the top of this page to see when this privacy policy was last updated.
Privacybeleid voor employer branding en werving bij ITsPeople bv
Publicatiedatum: 07-06-2024
Bij ITsPeople bv hechten we veel waarde aan jouw privacy. Onze Privacy Policy is opgesteld om je duidelijke en transparante informatie te bieden over hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens.
Waarom zou jij onze Privacy Policy moeten lezen?
- Wij zorgen ervoor dat jouw persoonlijke gegevens altijd zorgvuldig en in overeenstemming met het doel worden verwerkt, zoals beschreven in deze Privacy Policy.
- We beperken de verwerking van jouw persoonsgegevens tot alleen wat minimaal nodig is voor de doelen waarvoor ze worden gebruikt.
- Als we jouw toestemming nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens, vragen we hier expliciet om.
- We hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen.
- Jouw persoonsgegevens worden niet aan andere partijen doorgegeven, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
- We respecteren jouw rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens en informeren je hierover
Als ITsPeople bv zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Heb je vragen over onze Privacy Policy of wil je contact met ons opnemen, dan kan dat via de contactgegevens onderaan deze pagina.
Bij ITsPeople bv beheren wij onze employer branding en wervingsproces via onze carrièresite (de “Carrièresite”), en door een bijbehorend kandidaatvolgsysteem te gebruiken.
In dit privacybeleid leggen wij uit hoe wij jouw persoonsgegevens verwerken als:
- Je onze Carrièresite bezoekt (jij als "Bezoeker”)
- Je met ons verbindt via onze Carrièresite, om een profiel bij ons aan te maken en informatie te ontvangen over huidige of toekomstige vacatures bij ons (jij als "Verbonden Kandidaat”)
- Je solliciteert naar een functie bij ons, via onze Carrièresite of een dienst van een externe partij (jij als "Solliciterende Kandidaat”)
- Wij verzamelen informatie over jou van andere partijen, sites en diensten, omdat wij denken dat jouw profiel interessant is voor onze huidige of toekomstige vacatures (jij als “Gezochte Kandidaat”)
- Wij ontvangen informatie over jou van onze medewerkers of partners, omdat zij van mening zijn dat jouw profiel interessant is voor onze huidige of toekomstige vacatures. (jij als “Doorverwezen Kandidaat”)
- Wij informatie over jou ontvangen van een Kandidaat, die jou als referentie opvoert (jij als “Referentie”).
Dit privacybeleid beschrijft ook welke rechten je hebt wanneer wij jouw persoonsgegevens verwerken, en hoe je deze rechten kan uitvoeren.
Wanneer we in dit privacybeleid de term "Kandidaat" gebruiken, verwijzen we naar zowel Verbonden Kandidaten; Solliciterende Kandidaten; Gezochte Kandidaten; als Doorverwezen Kandidaten, tenzij anders vermeld.
1. Over het verwerken van persoonsgegevens
Persoonsgegevens verwijst naar alle informatie die direct of indirect gekoppeld kan worden aan een natuurlijke persoon. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn onder andere: naam, e-mailadres, telefoonnummer en IP-adres. De verwerking van persoonsgegevens omvat elk geautomatiseerd gebruik van persoonsgegevens, zoals het verzamelen, aanmaken, analyseren, delen en verwijderen van persoonsgegevens.
Er zijn wetten en verordeningen over hoe bedrijven persoonsgegevens mogen verwerken, de zogenaamde wetten inzake gegevensbescherming. Verschillende wetten inzake gegevensbescherming zijn van toepassing op verschillende soorten gebruik van persoonsgegevens, en in verschillende delen van de wereld. Een voorbeeld van een wet inzake gegevensbescherming die relevant is voor ons gebruik van jouw persoonsgegevens, zoals beschreven in dit privacybeleid, is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (2016/679, "AVG").
De meeste verplichtingen onder de AVG zijn van toepassing op de zogenaamde verwerkingsverantwoordelijke. Een verwerkingsverantwoordelijke is de entiteit die beslist voor welke doeleinden persoonsgegevens worden verwerkt, en hoe de verwerking wordt uitgevoerd. De verwerkingsverantwoordelijke kan gebruik maken van een zogenaamde gegevensverwerker. Een gegevensverwerker is een entiteit die uitsluitend persoonsgegevens mag verwerken in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke, en de persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden mag gebruiken.
Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke wanneer wij jouw persoonsgegevens verwerken zoals beschreven in dit Privacybeleid.
Gebruik van Social Media
Bij ITsPeople bv maken we gebruik van social media-platforms en LinkedIn om onze activiteiten te promoten en om contact te onderhouden met onze klanten, partners en sollicitanten. Het delen van informatie en interactie met ons via deze kanalen is een belangrijk onderdeel van onze communicatiestrategie.
We willen benadrukken dat elk social media-platform en LinkedIn hun eigen privacybeleid en voorwaarden hebben. We moedigen onze volgers en connecties aan om deze beleidsregels te raadplegen en hun privacy-instellingen te beheren om te bepalen welke informatie ze met ons willen delen via deze platforms.
Houd er rekening mee dat de informatie die je deelt via social media en LinkedIn openbaar kan zijn en door anderen kan worden bekeken, gedeeld en opgeslagen. Wees bewust van de informatie die je deelt en zorg ervoor dat je alleen persoonlijke gegevens deelt die je comfortabel wilt delen met het brede publiek of onze organisatie.
Als je vragen hebt over ons gebruik van social media of LinkedIn, neem dan gerust contact met ons op. We staan altijd klaar om jouw vragen te beantwoorden en jouw feedback te ontvangen.
Volg ons op LinkedIn voor updates en nieuws over ITsPeople bv en om op de hoogte te blijven van onze laatste vacatures en bedrijfsinformatie.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Alle individuele personen
-
Apparaatinformatie - Als jij onze Carrièresite bezoekt, verzamelen wij informatie over jouw apparaat, zoals IP-adres, browsertype en -versie, sessiekenmerken, verkeersbron, schermresolutie, voorkeurstaal, geografische locatie, besturingssysteem en apparaatinstellingen/gebruik.
-
Technische en statistische gegevens - Als jij onze Carrièresite bezoekt, verzamelen wij technische en statistische gegevens over jouw gebruik van de site, bijvoorbeeld informatie over welke URL's jij bezoekt en hoe jij de site gebruikt.
-
Communicatiegegevens - Wij verzamelen en bewaren jouw communicatie met ons, evenals de informatie die jij in die communicatie verstrekt. Dit kunnen de inhoud van e-mails, video opnames, berichten op social media, de informatie die jij aan jouw account bij ons toevoegt, enquêtes, enz. zijn.
-
Contactgegevens - Zoals jouw naam, e-mailadres, telefoonnummer en fysieke adres.
Kandidaten
-
Gegevens uit sollicitatiegesprekken, beoordelingen en andere informatie uit het wervingsproces - Bijvoorbeeld aantekeningen uit gesprekken met jou, gemaakte beoordelingen en tests, salarisvereisten.
-
Informatie in jouw sollicitatie - Zoals jouw CV, sollicitatiebrief, praktijkvoorbeelden, referenties, aanbevelingsbrieven en opleiding.
-
Informatie in jouw openbare profiel - De informatie die wij over jou verzamelen uit openbare bronnen met betrekking tot jouw professionele ervaring, zoals LinkedIn of de website van jouw huidige werkgever.
-
Informatie verstrekt door referenties - De informatie die wij ontvangen van onze medewerkers of partners die jou naar ons hebben doorverwezen, of van de personen die jij als jouw referenties hebt opgegeven.
3. Waar vandaan ontvangen wij jouw persoonsgegevens?
Alle individuele personen
-
Van de Carrièrepagina. Als jij onze Carrièrepagina bezoekt, verzamelen wij technische en statistische informatie over hoe jij de Carrièrepagina gebruikt, en informatie over jouw apparaat.
-
Rechtstreeks van jou afkomstig. De meeste informatie die wij over jou verwerken, ontvangen wij rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld wanneer jij bij ons solliciteert of contact met ons opneemt. Je kan er altijd voor kiezen om bepaalde informatie niet aan ons te verstrekken. Bepaalde persoonsgegevens zijn echter noodzakelijk om jouw aanvraag te kunnen verwerken of om jou de informatie te kunnen verstrekken die je van ons wilt ontvangen.
Referenties
-
Van de persoon voor wie jij een referentie bent. Als een kandidaat jou als referentie opgeeft, zullen wij jouw contactgegevens van de kandidaat verzamelen om contact met jou op te kunnen nemen.
Kandidaten
-
Uit openbare bronnen. Wij kunnen persoonsgegevens over jou verzamelen uit openbare bronnen, zoals LinkedIn of de website van jouw huidige werkgever.
-
Van onze referenties. Wij kunnen informatie over jou ontvangen van onze medewerkers of partners (zoals dienstverleners op het gebied van werving en selectie), wanneer zij van mening zijn dat jouw profiel interessant is voor onze huidige of toekomstige vacatures.
-
Van jouw referenties. Als jij ons referenties geeft, kunnen wij informatie over jou van hen verzamelen.
-
Gegevens die we zelf of in samenwerking met u aanmaken. Informatie over jouw sollicitatie en profiel wordt gewoonlijk door ons, of door ons in samenwerking met jou, aangemaakt tijdens het wervingsproces. Dit kunnen bijvoorbeeld aantekeningen zijn van gesprekken met jou, beoordelingen en afgenomen tests.
4. Voor welke doeleinden verwerken wij jouw persoonsgegevens?
Om onze rechten, belangen en de belangen van anderen te beschermen en af te dwingen, bijvoorbeeld in verband met gerechtelijke vorderingen.
Betrokken personen: De persoon (personen) op wie de rechtsvordering betrekking heeft - dit kunnen personen zijn uit alle bovengenoemde persoonscategorieën.
Categorieën van gebruikte persoonsgegevens: Alle bovengenoemde categorieën persoonsgegevens kunnen voor dit doel worden gebruikt.
Het delen van jouw persoonsgegevens met andere ontvangers, voor de doeleinden vermeld in Sectie 5 hieronder.
Betrokken personen: Afhankelijk van het doel van het delen, zie Sectie 5 hieronder.
Categorieën van gebruikte persoonsgegevens: Alle bovengenoemde categorieën persoonsgegevens kunnen voor dit doel worden gebruikt.
Het verzamelen van informatie over jouw gebruik van de Carrièresite, met behulp van cookies en andere tracking technologieën, zoals beschreven in ons Cookiebeleid.
Betrokken personen: Bezoekers.
Categorieën van gebruikte persoonsgegevens: Apparaatinformatie.
Het onderhouden, ontwikkelen, testen en anderszins waarborgen van de beveiliging van de Carrièresite.
Betrokken personen: Bezoekers.
Categorieën van gebruikte persoonsgegevens: Apparaatinformatie; Technische en statistische gegevens.
Om te analyseren hoe de Carrièresite en het bijbehorende materiaal wordt gebruikt en presteert, om statistieken te verkrijgen en om de operationele prestaties te verbeteren.
Betrokken personen: Bezoekers.
Categorieën van gebruikte persoonsgegevens: Apparaatinformatie; Technische en statistische gegevens.
Om jou op de hoogte te houden van vacatures bij ons.
Betrokken personen: Verbonden Kandidaten.
Categorieën van gebruikte persoonsgegevens: Contactgegevens; Communicatiegegevens.
Het beoordelen van profielen en sollicitaties die naar ons zijn verzonden. Dit betekent ook met jou communiceren over jouw sollicitatie en profiel.
Betrokken personen: Verbonden Kandidaten; Solliciterende Kandidaten.
Categorieën van gebruikte persoonsgegevens: Alle bovengenoemde categorieën persoonsgegevens kunnen voor dit doel worden gebruikt.
Verzamelen en evalueren van jouw professionele profiel op jouw eigen initiatief. Dit heeft ook betrekking op de communicatie met jou over jouw profiel.
Betrokken personen: Gezochte Kandidaten; Doorverwezen Kandidaten.
Categorieën van gebruikte persoonsgegevens: Alle bovengenoemde categorieën persoonsgegevens kunnen voor dit doel worden gebruikt.
Om rechtstreeks contact met jou op te nemen over specifieke, toekomstige vacatures bij ons.
Betrokken personen: Kandidaten.
Categorieën van gebruikte persoonsgegevens: Alle bovengenoemde categorieën persoonsgegevens kunnen voor dit doel worden gebruikt.
Om het interview (de interviews) met jou op te nemen.
Betrokken personen: Kandidaten.
Categorieën van gebruikte persoonsgegevens: Communicatiegegevens.
Om contact met jou op te nemen om jouw deelname aan enquêtes te vragen
Betrokken personen: Kandidaten.
Categorieën van gebruikte persoonsgegevens: Alle bovengenoemde categorieën persoonsgegevens kunnen voor dit doel worden gebruikt.
Om contact met jou op te nemen om jou te vragen informatie over een Kandidaat te verstrekken, en de door jou verstrekte informatie te evalueren.
Betrokken personen: Referenties.
Categorieën van gebruikte persoonsgegevens: Contactgegevens; Communicatiegegevens.
5. Met wie delen we jouw persoonsgegevens?
Onze dienstverleners. Wij delen jouw persoonsgegevens met onze leveranciers die diensten en functionaliteiten leveren in ons employer branding- en wervingsproces. Hieronder vallen bijvoorbeeld dienstverleners op het gebied van werving en selectie en de leverancier van onze Carrièresite en het bijbehorende kandidaatvolgsysteem.
Onze groepsondernemingen. Wij delen jouw persoonsgegevens met onze groepsondernemingen wanneer zij ons diensten en functionaliteiten leveren voor onze employer branding en ons wervingsproces, zoals toegang tot bepaalde systemen en software.
Bedrijven die cookies aanbieden op de Carrièresite. Als jij hiermee instemt, worden er cookies geplaatst van andere bedrijven dan wij, die de door deze cookies verzamelde gegevens zullen gebruiken in overeenstemming met hun eigen privacybeleid. Je kan informatie vinden over op welke cookies dit van toepassing is in ons Cookiebeleid.
Aan overheden en andere openbare instanties - als we hiertoe opdracht krijgen. Wij zullen jouw persoonsgegevens delen met autoriteiten en andere openbare instanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Aan partijen die betrokken zijn bij een gerechtelijke procedure. Indien dit nodig is om onze rechten te beschermen of te verdedigen, delen wij jouw persoonsgegevens met overheidsinstanties of met andere partijen die betrokken zijn bij een mogelijke of bestaande gerechtelijke procedure Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij klachten over discriminatie.
Fusies en overnames etc. In verband met een mogelijke fusie, verkoop van bedrijfsactiva, financiering of overname van ons bedrijf of een deel daarvan aan een ander bedrijf, is het mogelijk dat wij jouw persoonsgegevens delen met andere partijen die bij het proces betrokken zijn.
6. Op welke wettelijke grondslagen verwerken wij jouw persoonsgegevens?
Om jouw persoonsgegevens te kunnen verwerken, hebben wij een zogenaamde rechtsgrondslag nodig. Een rechtsgrondslag is een reden voor het verwerken van persoonsgegevens die gerechtvaardigd is onder de AVG.
Wanneer wij jouw persoonsgegevens verwerken voor de doeleinden die in dit Privacybeleid worden beschreven, is de rechtsgrondslag waarop wij ons normaliter baseren dat de verwerking noodzakelijk is voor ons legitieme belang om talent met de relevante competenties voor ons te kunnen aantrekken. Wij zijn tot de conclusie gekomen dat wij een gerechtvaardigd belang hebben om de verwerking van persoonsgegevens voor dit doel uit te voeren; dat de verwerking noodzakelijk is om dat doel te bereiken; en dat ons belang zwaarder weegt dan jouw recht om jouw persoonsgegevens niet voor dit doel te laten verwerken.
Je kan contact met ons opnemen voor meer informatie over hoe deze conclusie tot stand is gekomen. Voor onze contactgegevens, zie Sectie 9 en 10 hieronder.
Er kunnen specifieke omstandigheden zijn waarin de verwerking alleen wordt uitgevoerd als en wanneer jij jouw toestemming geeft voor de verwerking. Dit is bijvoorbeeld het geval als wij jou vragen om een interview op te mogen nemen. Zie Sectie 9 hieronder voor meer informatie over jouw recht op het intrekken van jouw toestemming.
7. Wanneer worden jouw persoonsgegevens buiten de EU/EER doorgegeven en hoe worden ze dan beschermd?
Wij streven er altijd naar om jouw persoonsgegevens binnen de EU/EER te verwerken.
Echter, sommige van onze dienstverleners verwerken jouw persoonsgegevens buiten de EU/EER. Wij maken ook gebruik van leveranciers waarvan het moederbedrijf, of het moederbedrijf van een onderaannemer, buiten de EU/EER gevestigd is. In deze gevallen hebben wij rekening gehouden met het risico dat de persoonsgegevens worden doorgegeven aan landen buiten de EU/EER, bijvoorbeeld vanwege een officieel verzoek.
In gevallen waarin een andere ontvanger van jouw persoonsgegevens (zoals beschreven in Sectie 5 hierboven) buiten de EU/EER is gevestigd, betekent dit ook dat jouw persoonsgegevens buiten de EU/EER worden doorgegeven.
Als wij, of een van onze leveranciers, jouw persoonsgegevens buiten de EU/EER overdragen, zorgen wij ervoor dat een door de AVG erkende beveiliging wordt gebruikt om de overdracht mogelijk te maken. Wij gebruiken de volgende beveiligingsmaatregelen:
Als jouw persoonsgegevens buiten de EU/EER worden overgedragen, implementeren wij ook passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om de persoonsgegevens te beschermen in geval van openbaarmaking. Welke beschermende maatregelen we precies implementeren, hangt af van wat technisch haalbaar en effectief genoeg is voor de specifieke overdracht.
Als je meer informatie wilt over de situaties waarin jouw persoonsgegevens buiten de EU/EER worden doorgegeven, kan je contact met ons opnemen via de contactgegevens in Sectie 9 en 10 hieronder.
8. Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?
Alle individuele personen
Als wij jouw persoonsgegevens verwerken om onze rechten te kunnen beschermen en af te dwingen, bewaren wij jouw persoonsgegevens totdat de desbetreffende juridische kwestie volledig en definitief is opgelost.
Bezoekers
Wij bewaren jouw persoonsgegevens één (1) jaar voor veiligheidsdoeleinden. De bewaarperioden voor cookies worden beschreven in ons Cookiebeleid. Wij bewaren jouw persoonsgegevens om de resultaten van de Carrièresite te analyseren net zolang als wij persoonsgegevens over jou bewaren voor andere doeleinden.
Kandidaten
Als je (uitsluitend) een Verbonden Kandidaat bent, dan bewaren wij jouw persoonsgegevens zolang je met ons verbonden blijft. Sollicitatiegegevens worden 6 maanden bewaard nadat de sollicitatieprocedure is afgerond, tenzij anders is overeengekomen.
Voor andere soorten Kandidaten bewaren wij jouw persoonsgegevens om te beslissen of jij een geschikte kandidaat bent voor de betreffende vacature(s) bij ons.
Als jij niet wordt aangenomen, bewaren wij jouw persoonsgegevens zo lang als nodig is om jou te kunnen overwegen voor relevante toekomstige vacatures en om eventueel contact met jou op te nemen.
Als jij wordt aangenomen, bewaren wij jouw persoonsgegevens tijdens jouw dienstverband voor andere dan de hierboven vermelde doeleinden, waarvan je dan op de hoogte wordt gesteld.
Referenties
Wij bewaren jouw persoonsgegevens net zo lang als wij de persoonsgegevens bewaren van de Kandidaat voor wie jij als referentie diende.
9. Welke rechten heb jij en hoe kan je deze rechten uitvoeren?
In deze Sectie vind je informatie over de rechten die jij hebt wanneer wij jouw persoonsgegevens verwerken. Zoals hieronder beschreven, zijn een aantal rechten alleen van toepassing als wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van een bepaalde rechtsgrondslag.
Als jij een van de hier vermelde rechten wilt uitvoeren, raden wij jou aan om:
- Naar de Data & Privacy pagina op onze Carrièresite te gaan, waar we functies aanbieden waarmee jij jouw rechten kan uitvoeren;
-
In te loggen op jouw account bij ons, waar jij de instellingen in de account kan gebruiken om jouw rechten uit te voeren; of
- Direct contact met ons op te nemen via melissa.crijns@itspeople.nl.
Recht op informatie
Je hebt het recht om geïnformeerd te worden over de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken. Je hebt ook het recht om geïnformeerd te worden als wij van plan zijn om jouw persoonsgegevens te verwerken voor een ander doel dan waarvoor ze oorspronkelijk verzameld zijn.
Wij verstrekken jou dergelijke informatie door middel van dit privacybeleid, door updates op onze Carrièresite (zie ook Sectie 11 hieronder), en door eventuele vragen van jou aan ons te beantwoorden.
Recht op inzage in jouw persoonsgegevens.
Je hebt het recht om te weten of wij persoonsgegevens over jou verwerken en om een kopie te ontvangen van de gegevens die wij over jou verwerken. Naast het ontvangen van een kopie van jouw persoonsgegevens, ontvang je ook informatie over de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken.
Recht op toegang tot en overdracht van jouw persoonsgegevens naar een andere ontvanger ("dataportabiliteit").
Jij kan een kopie opvragen van jouw persoonsgegevens die wij verwerken voor het uitvoeren van een contract met jou, of op basis van jouw toestemming, in een gestructureerd, algemeen gebruikt, machineleesbaar formaat. Hierdoor kan je deze gegevens ergens anders gebruiken, bijvoorbeeld om ze naar een andere ontvanger over te dragen. Als dit technisch mogelijk is, heb je ook het recht om te vragen dat wij jouw gegevens rechtstreeks aan een andere ontvanger overdragen.
Recht om jouw persoonsgegevens te verwijderen ("recht op vergetelheid?").
In bepaalde gevallen heb je het recht om persoonsgegevens over jou door ons te laten verwijderen. Dit is bijvoorbeeld het geval als het voor ons niet meer noodzakelijk is om de gegevens te verwerken voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld; als jij jouw toestemming intrekt; als jij bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking en er geen legitieme, doorslaggevende rechtvaardigingen zijn voor de verwerking. (Voor het aparte recht om bezwaar te maken, zie hieronder.)
Recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking van jouw persoonsgegevens.
Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens die is gebaseerd op ons legitieme belang, door te verwijzen naar jouw persoonlijke omstandigheden.
Recht op beperking van de verwerking.
Als jij van mening bent dat de persoonsgegevens die wij over jou verwerken onjuist zijn, dat onze verwerking onwettig is, of dat wij de informatie niet nodig hebben voor een specifiek doel, dan heb jij het recht om te verzoeken dat wij de verwerking van dergelijke persoonsgegevens beperken. Als jij bezwaar maakt tegen onze verwerking, zoals hierboven beschreven, kan jij ons ook vragen om de verwerking van deze persoonsgegevens te beperken terwijl wij jouw verzoek beoordelen.
Wanneer onze verwerking van jouw persoonsgegevens beperkt wordt, zullen wij (met uitzondering van opslag) de gegevens alleen verwerken met jouw toestemming of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen, om de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon te beschermen, of om redenen van zwaarwegend algemeen belang.
Recht op rectificatie en aanvulling.
Jij hebt het recht om een verzoek in te dienen om onnauwkeurige informatie te rectificeren en om informatie over jou aan te vullen die u als onvolledig beschouwt.
Recht om jouw toestemming in te trekken.
Als wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van jouw toestemming, dan heb jij het recht om die toestemming te allen tijde in te trekken. Als jij dit doet, zullen wij stoppen met het verwerken van jouw gegevens voor de doeleinden waarvoor jij jouw toestemming hebt ingetrokken. Dit heeft echter geen invloed op de rechtsgeldigheid van de verwerking die gebaseerd was op jouw toestemming voordat deze werd ingetrokken.
Recht van bezwaar.
Als jij klachten hebt over onze verwerking van jouw persoonsgegevens, kan jij een klacht indienen bij de autoriteit voor gegevensbescherming in. Jij kan hun contactgegevens hier vinden.
Jij kan ook een klacht indienen bij jouw nationale autoriteit voor gegevensbescherming, die jij hier kan vinden als jij woonachtig bent binnen de EU. Als jij woonachtig bent in het Verenigd Koninkrijk, kan jij hier een klacht indienen bij de Information Commissioner's Office.
10. Waar kan jij terecht met opmerkingen of vragen?
Als jij contact met ons wilt opnemen om jouw rechten uit te oefenen, of als jij vragen, opmerkingen of twijfel hebt over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan, kan jij contact met ons opnemen door een e-mail te sturen naar melissa.crijns@itspeople.nl.
11. Aanpassingen aan dit Privacybeleid
We werken dit privacybeleid bij wanneer dat nodig is - bijvoorbeeld omdat we jouw persoonsgegevens op een nieuwe manier gaan verwerken, omdat we de informatie nog duidelijker voor jou willen maken, of als dat nodig is om te voldoen aan de toepasselijke wetten inzake gegevensbescherming.
Wij raden jou aan deze pagina regelmatig te raadplegen voor eventuele wijzigingen. Je kan altijd bovenaan deze pagina kijken om te zien wanneer dit privacybeleid voor het laatst is bijgewerkt.
